Travail en équipe : comment planifier une réunion ?

Il existe plusieurs manières de planifier une réunion ou un groupe de travail. Voici ci-après une méthode pouvant servir de point de départ. Si vous en faites l’expérience, vous découvrirez peut-être des méthodes plus efficaces, ou constaterez peut-être que des modifications sont nécessaires en raison de différences culturelles. Mais nous espérons pouvoir offrir a minima un bon point de départ.

Définition des objectifs et diagnostics

La définition des objectifs nécessite la réponse à une multitude de questions, dont celles revenant le plus souvent sont les suivantes :

• Qu’est-ce qui nous incite à tenir une réunion ?
• A quels besoins entendons-nous satisfaire par ce moyen ?
• Pourquoi pensons-nous qu’un quelconque rassemblement de personnes nous aidera à satisfaire à ces besoins ?
• La réunion constitue-t-elle vraiment la meilleure méthode pour traiter du problème qui nous préoccupe ?
• Les résultats attendus justifieront-ils ce qu’elle coûtera d’argent, de fatigue et d’effort ?

Gestion des participants

De même le programme des participants peut-être appréhendé à partir des questions suivantes, empruntées au site fouineteau.fr.

Quelles personnes doivent assister à la réunion pour que celle-ci nous permettent
d’atteindre nos objectifs ? Quels effets aura l’absence de certaines personnes ? Comment
se composera le groupe des personnes qui seront finalement réunies ?
a. Quelle formation scolaire auront-elles ?
b. Quelle sera leur expérience des réunions ?
c. Se connaîtront-elles les unes les autres ?
d. Quelles langues posséderont-elles ou comprendront-elles ?
e. Selon leur situation propre, dans quelles dispositions viendront-elles à la réunion ?
f. Quelle sera, à notre avis, leur attente ?
g. Quels sont nos rapports avec elles ?

Les réponses à ces questions relatives aux participants facilitent grandement la planification de la réunion. Si, par exemple, nous trouvons une large gamme de formations scolaires, de besoins, d’expérience des réunions, etc. nous devrons réexaminer le problème de savoir si ces personnes peuvent travailler ensemble, ou le type de réunion que nous pouvons organiser pour répondre à une telle diversité. Si, en revanche, le groupe paraît homogène, nous pourrons nous demander s’il fera preuve d’assez de créativité pour ne pas se contenter de réitérer ses comportements passés, etc.

L’analyse, au cours de cette phase, doit également aider à éviter d’organiser des réunions pour des objectifs que les participants seront incapables d’atteindre. Si, par exemple, la réunion a pour objectif que certaines décisions soient prises, il faudra y inviter des personnes qui auront le pouvoir de les prendre.